Asystent/ka ds. Finansowo - Administracyjnych

Firma

The SWATCH GROUP Ltd., jeden z największych światowych producentów wysokiej jakości zegarków szwajcarskich, przedstawiciel na rynku polskim takich marek jak: Omega, Rado, Longines, Tissot, Certina, Swatch oraz Flik Flak, poszukuje do swojego biura The Swatch Group (Polska) Sp. z o.o. w Warszawie, osoby na stanowisko Asystent/ka ds. Finansowo - Administracyjnych.

 

Opis stanowiska

  • Wstępna weryfikacja i archiwizacja wszystkich umów trafiających do akceptacji Dyrektora Finansowego, w szczególności umów dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi, autoryzowanymi punktami serwisowymi i innymi umowami od wszystkich dostawców
  • Wsparcie we wdrażaniu oraz aktualizacji procedur i regulaminów firmowych
  • Nadzór nad terminowym obiegiem dokumentów (umów, faktur, itd.)
  • Przygotowanie materiałów (raportów, prezentacji, zestawień, analiz, podsumowań) na bieżące potrzeby Dyrektora Finansowo-Administracyjnego
  • Przygotowywanie umów i innych formalnych dokumentów dotyczących współpracy z partnerami biznesowymi
  • Codzienna współpraca ze wszystkimi działami firmy i klientami zewnętrznymi (w tym partnerami biznesowymi), przygotowywanie pism i komunikacji
  • Tłumaczenie dokumentów (z j. polskiego na j. angielski, z j. angielskiego na j. polski)
  • Zarządzanie flotą samochodową w firmie
  • Zarządzanie biurem (współpraca z zarządcą budynku, serwisem sprzątającym, serwisem technicznym, itp.), koordynacja remontów w przestrzeni biurowej w razie potrzeby
  • Wspieranie projektów, działań i wydarzeń w razie potrzeby (w tym przeprowadzka i remont biura w 2024 roku)
  • Współpraca z centralą w Szwajcarii
  • Gotowość do pracy stacjonarnej (nie oferujemy pracy zdalnej / hybrydowej)

 

Profil

  • Minimum 2 rok doświadczenia w podobnej roli
  • Wysokie umiejętności organizacyjne i komunikacyjne
  • Duża dbałość o szczegóły, umiejętność analitycznego myślenia
  • Samodzielność, umiejętność wyznaczania priorytetów oraz pracy pod presją czasu, proaktywność
  • Umiejętność czytania ze zrozumieniem konieczna do sczytania prostych umów

Wymagania

  • Umiejętność zwięzłego i zrozumiałego pisania (polski i angielski)
  • Zaawansowana znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel (tabele przestawne), Word (śledzenie zmian, edycja szablonów, korespondencja seryjna)

Języki

  • Biegła znajomość języka angielskiego